До того, как к оптимизации работы АПР в данном звене технологической цепочки подключилась команда «3М-agency», менеджеры работали, если можно так выразиться, на коленке. Да, они использовали IP телефонию, но при этом каждый поддерживал свою таблицу Excel, а данные о заключенных и готовящихся договорах, об оплате, кто сколько кому должен был продать, они сводили, фиксировали маркером на доске, вручную заполняя договоры и другие документы.

На первом этапе сотрудничества речь шла только о внедрении автоматизированной системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM на базе Битрикс24. Будучи многофункциональной системой, она сводит воедино данные всех клиентов, ход всех сделок, все продажи. А благодаря алгоритмам KPI (англ. Key Performance Indicators, ключевые показатели эффективности) дает возможность генеральному директору и руководителю продаж наглядно отслеживать работу каждого менеджера, так сказать, его «успеваемость».

Но поскольку Битрикс24 – система контроля, не подразумевающая учета и документооборота, то заказчик попросил внедрить еще и автоматизированную систему учета, т.е. интегрировать Битрикс24 с 1С бухгалтерия. Это позволило сделать более эффективной и четкой работу бухгалтерии и автоматизировать документооборот.

Решение этой задачи осложнялось несколькими обстоятельствами:

• Чтобы счета формировались автоматически, внесли в Битрикс24 номенклатуру – порядка 500 наименований.
• Так как договоры в компании заключались как с физическими, так и с юридическими лицами, а специфика заполнения договоров различается, было внедрено два, не зависящих друг от друга, направления, которое распределило сделки с физическими лицами от юридических лиц.
• Сквозная нумерация счетов в Битрикс24 и 1С бухгалтерия – с этой задачей справились с помощью использования Web Хука, который передает данные сформированного счета в 1С.
• В результате внедренных бизнес-процессов в Битриксе24 набирается номенклатура, автоматически формируется счет и заполняется договор, который после поэтапного согласования с руководством (которое тоже получает документы в автоматическом режиме) уходит в 1С.

Специфика проекта заключалась еще и в том, что лишь половина менеджеров работает в офисе – под контролем руководителя продаж, и там все в принципе более или менее хорошо. Другая же половина выполняет свои функции дистанционно. У них в процессе внедрения, естественно, возникали вопросы, им было необходимо все разъяснить. Поэтому был проведен видео-инструктаж по работе с системой, а также подготовлены видео-инструкции по работе с каждой функцией.

Команда «3М-agency» автоматизировала для медицинского сектора Академии профессионального роста:

• заполнение шаблонов документов – договоры заполняются автоматически данным введенными в Битрикс24.
• формирование счета – счет формируется автоматически на основании выбранной номенклатуры, отправку счетов и договоров на поэтапное согласование с выбором определенного руководителя. Этап согласования происходит молниеносно – после перевода сделки на этап согласования, руководитель получает документ и или согласует, или отклоняет. Если отклоняет – документ пересоздается и корректируется счет, и они тут же поступают на повторное согласование.
• постановку задач менеджерам на открытие портала на обучение – на определенном этапе создаются задачи ответственным менеджерам на открытие портала для обучения. Задачи отслеживаются руководителями.
• формирование и рассылку менеджерам уведомлений на создание сертификата и оригиналов документов для клиента, успешно прошедшего обучение.

Внедрение Битрикс-24 решило еше одну проблему, актуальную в современных условиях – гарантированное обеспечение безопасности данных. В отличие, скажем, от Excel, где доступ к данным может получить любой пользователь, в Битрикс-24 есть четкое разграничение прав на доступ к данным контактов, компаний и сделок,с которыми ведет переговоры менеджер. Менеджер не видит чужой информации, не может ее скачать.
При этом руководящий состав имеет доступ ко всем данным и отслеживает количество и показатели эффективности в разрезе отделов и каждого менеджера.

Кроме того, было разработано и внедрено множество элементов так называемой «зашиты от дурака». Людям ведь свойственны поступки и действия, которые предугадать очень сложно, но которые могут оказать негативное, а порой фатальное воздействие на функционирование системы и на жизненно важную для бизнеса базу данных. И на всевозможные заглушки и защиты от тех или иных нежелательных или случайных, несанкционированных процессов. Все внедрение и корректировки заняли чуть более месяца. Для такого рода интеграции и внедрения в компанию с нуля это очень небольшой срок.

Академия профессионального роста за месяц с лихвой окупила все свои затраты на создание и внедрение этой системы, сократив время на операционные действия в восемь раз.